为规范中心公文处理的工作程序，提高工作效率和办文质量，减少办公开支，现结合中心实际制定本制度。
一、公文处理工作的主要任务是：负责公文的起草、运转、催办和文书材料的保管。
二、公文处理工作的要求是：准确、迅速、安全、保密。
三、公文处理工作的手段是：大力推行网上办公，逐步向无纸化办公过渡。凡适合网上处理的公文，尽量使用场站管理中心QQ群处理。
四、由专人负责收发、分办、传递、用印、归档和销毁。办公室要建立文件、资料收发文登记簿，指定专人负责本科室的公文管理工作，负责文件的收发、登记、传阅、督办和保管。
五． 对收文的处理
1．中心办公室专人负责每天四次（上下班）查看校电子政务，对学校会议纪要及下发的涉及本中心的文件、通知进行下载打印，由中心主任或党委书记签署批处意见，再分送中心其他领导传阅或交由经办人办理，如需各场站办理，发送到场站管理中心QQ群空间，各场站在规定时间办理后及时将电子文档传送到中心办公室。
2．各场站要有人专人负责每天四次（上下班）查看中心QQ群空间，传送到“群空间”由各场站办理的文件，各场站务必发表评论以示确认。
3．办公室对承办的文件必须认真负责，抓紧办理，并贯彻急事急办、特事特办的原则。紧急文件应在一日内办结，一般文件按其时间要求办结，不得延误、推诿。要根据文件内容的轻重、缓急，负责及时检查催办，对接到的每份公文、传真、电话等实行跟踪办理，若只需了解的文件，阅后当天归还，需要办理的文件，无特殊情况，三天以内作出处理并归档；一时处理不了的文件，必须讲明原因。做到事事有回音，件件有落实。
4．因接办人工作失误造成公文不落实的，或发生公文丢失、遗漏、损坏，将对接办人提出批评教育和整改要求；造成严重后果的，将追究接办人的责任。
5．外单位报送的文件，办公室要迅速送部领导阅批并办理。
6．文件处理完毕后，经办人必须用蓝、黑墨水笔在中心收文上写清楚处理结果或办理情况。
7．文件在传阅或办理时，要保证文件的完整、整洁，不得损失，不得任意拆卸文件。
六．发文的处理
1．发文拟稿人必须用蓝、黑墨水笔拟稿，禁止用圆珠笔、铅笔拟稿，文稿必须符合公文格式，字迹清楚工整，打印文稿须附电子文档。各场站所拟文稿须加盖本场站公章，经办公室负责人登记，然后由办公室送中心有关领导审示。凡以本中心名义的发文未经办公室登记，不得直接送领导签发。
2．发文时间以领导签发之日为准，签发后的文稿由办公室统一编号付印。校稿样打好后，由拟稿人或拟稿场站负责人校对，校稿时禁止用铅笔校稿。
3．文件校稿完后由中心主任或书记审核签字，由办公室套印场站管理中心文头下发，文件发出后，将发文底稿连同正式文件2份及时由办公室存档。
七、上报材料的处理
1.向学校或其它上级组织报送的材料应及时、准确、严谨、细致。
2.上级要求报送的材料由办公室和相关场站起草，经主管领导修改把关后送主任或书记阅示同意后方可上报。
3.调研信息及中心的一些总结经验性材料由办公室或相关场站起草，经办公室校对后送主管领导把关经主任或书记阅示同意后上报。
4.重要材料可提交中心工作会或主任办公会讨论。
八．办公室文件管理人员，要做好文件、资料的立卷、归档、保管工作，不得丢失或个人保存。各场站要在每年一月将重要的文件、资料移交办公室，办公室按规定时间移交学校档案室归档保存，并登陆学校南大之星档案网络管理系统进行归档。
九．办公室不得擅自销毁文件，确应销毁的文件、资料（包括本中心的文件、资料），应每年一次性集中交档案室统一销毁。
十．文件管理人员每月清理一次文件，对文件积压、拖延，办理不及时，保管不当的，应作好统计并向领导汇报。
十一．对不严格按本制度办理公文或造成文件资料破损、遗失、泄密的责任人和经办人，按有关规定处罚。
十二、人员调离工作岗位时，办公室文件管理人员应及时清理调离人员借阅的文件，调离人员亦应主动将要人暂存、借用的文件交回转办公室。