根据《西北农林科技大学档案管理办法》的有关规定，为加强本中心档案管理，实现档案工作的程序化、制度化、规范化和科学化，充分发挥档案资料的重要作用，特制定本办法。
一、档案管理人员的管理和职责
（一）档案管理人员的管理
中心根据校档案馆要求设兼职档案员一名。各场站亦应按中心要求设档案管理人员专门负责档案工作。
（二）档案管理人员的职责
1.热爱档案工作，积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。
2.坚持平时立卷，根据本部门单位不同种类文件材料形成的特征，及时制定其案卷类目、合理分类存放，便于平时利用和立卷归档。
3.负责本部门单位文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。
4.主动接受档案馆及中心的业务指导和监督检查，并按规定时间向档案馆及中心归档。
5.积极宣传和执行《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保守国家秘密法》，注意文件材料的安全和保密工作。
二、立卷归档
（一）档案归档范围
1．按照《西北农林科技大学行政类档案归档范围及保管期限表》规定，上级关于中心工作的有关文件、中心工作计划、总结，中心下发的有关规章制度长期保存，对反映本中心和各场站工作重要活动，具有查考利用价值的文件材料、图片、照片、录音、录像带等，均应立卷归档。
2．本中心和各场站产生的会议文件、报告、决议、工作计划、年度总结、及其它业务往来材料，反映本中心情况的大事记。
3．本中心和各场站工作人员的业务档案、工作成绩记录等。
4．管理人员在工作中草拟的文件，包括规章、规范、标准、细则、办法和工作经验介绍、总结、汇报等。
5．设备档案，即由中心购进或由中心使用的各类设备的使用说明、操作规程等技术资料。
（二）档案归档要求
1．各场站要按照立卷归档范围，将具有保存利用价值的文件材料收集齐全、完整，移交中心办公室归档，任何人不得据为己有或拒绝归档。
2．中心的立卷归档工作由办公室统一进行。
3．声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者，照片档案应将照片和底片分别整理归档，数码照片拷贝原件交办公室。
4．档案移交时间为次年一月底前。办公室接收各场站档案时，应办理移交手续，以备查找。
三、查（借）阅档案
（一）本中心工作人员因工作需要，经主管领导负责人同意，可查阅本单位形成的档案资料，在档案员处办理查阅手续。外单位人员凭单位介绍信和本人有效证件查阅。
（二）查阅摘抄档案，需填写档案利用登记表。未经中心同意，不能复印、复制、公布档案材料，档案一般不能将带出，本单位人员特殊情况需要借出的，需要办理借阅手续，并按时归还。借阅期限最长一周，如还需使用要办理续借手续；外单位人员一般不借阅档案，特殊情况需要借出的，需中心领导签批。
（三）查（借）阅人不得拆卷、更改案卷内容，未经许可不得复制，不得转借他人使用，不得折叠、涂改、剪裁、圈点、丢失案卷。
（四）需要查阅中心党委、主任办公会议记录和保密资料，必须经党委书记或副书记、主任或副主任批准后方可查阅。
（五）不得擅自提供、抄录、公布密级档案。如有违反档案制度的情况，按照《档案法》等有关规定进行严肃处理。
四、档案保管
（一）档案室要随时加锁，钥匙妥善保管，非工作人员未经批准不得进入。
（二）档案室要做好防火、防盗等工作，确保档案安全。
（三）档案室每月末对档案保管的状况进行一次全面检查，并作记录及时向分管领导汇报情况。
五、档案统计
为了给本中心各项工作提供最有效的档案服务，协助中心做好工作，提高工作效率，档案人员需认真做好中心档案统计工作。
（一）按档案统计制度的规定，需对档案的收进、移出、保管及利用情况进行统计，并向主管领导报送档案统计工作基本情况。
（二）建立健全档案数量统计、借阅及其效果统计、档案管理基本情况统计。
（三）统计工作应随时进行。将收集的文件材料及时整理登记入室，随时做好登记。
（四）每月、季定期统计档案借查阅情况，总结档案利用效果。